۳ نقش موجود در تیم اسکرام
با اینکه نقش‌ها تقریبا واضح هستند اما گاهی ممکن است هنگام اجرا، افراد بین این نقش و عنوان شغلی خود کمی سردرگم شوند و متوجه نشوند که کدام نقش مناسب آنهاست. افراد بسیاری سوالشان این است که وقتی که می‌خواهند وارد تیم اسکرام شوند باید عنوان شغلی خود را عوض کنند یا خیر. جواب کوتاه این است: خیر!
در این مقاله قصد داریم که سمت‌های اسکرام را برای شما تعریف کنیم و مشخص کنیم که چگونه می‌توانید افراد را وارد این نقش‌ها کنید بدون اینکه نیز باشد کارت ویزیت جدیدی برای این افراد چاپ کنید!
نقش های اسکرام و عناوین شغلی
۳ نقش موجود در تیم اسکرام بیان کننده مسئولیت‌های کلیدی برای افرادی است که وارد این نقش‌ها می‌شوند. اما این نقش‌ها در واقع عناوین شغلی نیستند.
این بدان معناست که هر فردی با هر عنوان شغلی می‌تواند یکی از نقش‌ها را به عهده بگیرد. از آنجا که ذات و اساس اسکرام تجربه‌گرایانه، خود سازمان‌دهنده و با پیشرفت مداوم همراه است، یک تعریف حداقلی از مسئولیت‌ها و نحوه پاسخ‌گویی نقش‌ها در اسکرام انجام شده است تا به تیم اجازه داده شود که به نحو موثری کار را به سرانجام برساند و همچنین باعث می‌شود که افراد بتوانند خودشان را سازماندهی کنند و پیشرفت کنند.
ساختن یک تیم اسکرام
اسکرام یک ساختار اولیه برای ملاقات‌های منظم، مصنوعات (مانند بک‌لاگ محصول که شامل مشخصات محصول مورد نظر است و…) و اینکه هر کس باید چه کاری انجام دهد فراهم می‌کند.
در واقع اسکرام به نحوی تنظیم شده که بتواند برای کارهای مختلفی استفاده شود.
به عنوان مثال اگر تیمی بر روی یک اپلیکیشن موبایلی کار می‌کند حتما به افرادی نیاز دارد که با تکنولوژی طراحی اپ و برنامه‌نویسی و البته دامنه این نوع کسب‌وکار آشنا باشند.
از سوی دیگر اگر تیمی بر روی ایجاد یک فیلم جدید کار می‌کند نیاز به مهارت‌های دیگری در تیم خود دارد. مثلا به یک طراح گرافیکی، مهندس صدا و توسعه دهنده گرافیک و… نیاز دارد. به این دلیل که در اینجا مسائل و اهداف متفاوت است، ساختارها و مهارت‌های تیم‌ها نیز متفاوت است.
این موضوع زمانی پیچیده‌تر می‌شود که یک تیم بر روی مسائل پیچیده‌تری کار کند که از ابتدا نداند چه مهارت‌هایی ممکن است در ادامه لازم داشته باشد.
همانطور که یک سخن معروف قدیمی می‌گوید «شما نمی‌دانید که چه نمی‌دانید، تا زمانی که بدانید آن را نمی‌دانید».
به همین شکل تیم‌ها ممکن است ندانند به چه مهارت‌ها و چه میزان کار در آینده نیاز دارند. در اینجاست که نیاز به انعطاف داریم تا بتوانیم هنگامی که برخی مسائل روشن شد تغییراتی ایجاد کنیم.
جهت فراهم کردن ساختاری برای این پیچیدگی و دنیای همیشه در حال تغییر و اغلب آزار دهنده، اسکرام یک ساختار ساده با سه نقش پیشنهاد می‌دهد.
-
تیم توسعه (The Development Team): باز تعریف «توسعه‌دهنده»
اعضای تیم توسعه افرادی هستند که کار را انجام می‌دهند. در نگاه اول شاید فکر کنید که تیم توسعه را مهندسان تشکیل می‌دهند. اما همیشه بدین گونه نیست. بر اساس راهنمای رسمی اسکرام، تیم توسعه می‌تواند از تمامی افراد با هر مهارتی مانند: طراحی، نویسندگی، برنامه‌نویسی و… را شامل شود.
تیم توسعه باید قادر باشد که خود را سازماندهی کند تا بدین ترتیب بتواند تصمیمات لازم برای به سرانجام رساندن کار را اتخاذ کند.
تیم توسعه مانند تیم پشتیبانی محصولات است که گاهی در نیمه‌های شب فراخوانده می‌شود به این خاطر که مشکلی پیش آمده است.
تیم توسعه‌دهنده درست مانند تیم پشتیبانی می‌تواند تصمیماتی بگیرد و کار تعمیر یا ایجاد ارزش برای مشکل فعلی را انجام دهد.
البته این خود سازمانده بودن تیم اسکرام به معنای پشت کردن به سازمان اصلی نیست، بلکه اشاره به توانمندسازی افرادی دارد که با مسئله یا مشکل مورد نظر دست و پنجه نرم می‌کنند تا با این توانمندی بتوانند مشکل را حل کنند.
مسئولیت های تیم توسعه شامل این موارد است:
- تحویل دادن یک کار در طی یک اسپرینت (که معمولا یک دوره زمانی بین دو تا چهار هفته است)
- برای اطمینان از شفافیت کار در طول اسپرینت این تیم هر روز همدیگر را ملاقات می‌کند که به آن اسکرام روزانه و یا استندآپ گفته می‌شود.
اسکرام روزانه باعث شفاف شدن کار می‌شود و فرصتی برای اعضای تیم مهیا می‌کند تا از هم کمک بگیرند و در مورد میزان موفقیت خود و همچنین مشکلات و موانع صحبت کنند.
اسکرام مستر می‌تواند جلسات اسکرام روزانه را تسهیل کند اما در نهایت این وظیفه تیم توسعه است که این ملاقات را راه‌اندازی و اجرا کنند.
این جلسه‌ای برای اعضای تیم است که به یکدیگر به عنوان یک گروه کمک کنند و به کار رسیدگی کرده و با کاری که در حال انجام آن هستند سازگار شوند و در نهایت به روشی موثر فعالیت و همکاری کنند.
-
مالک محصول (The Product Owner): تنظیم یک مسیر روشن
کار مورد نظر توسط مالک محصول برای دیگران توضیح داده می‌شود و گفته می‌شود که چه چیزی برای شروع کار مهم است و اولویت دارد. اعتماد بین این دو نقش یعنی تیم توسعه و مالک محصول بسیار مهم است.
مالک محصول نه تنها باید مشتریان خود را درک کند، بلکه باید چشم‌اندازی در مورد ارزشی که قرار است تیم اسکرام به مشتری منتقل کنند نیز داشته باشد. مالک محصول همچنین نیازهای دیگر ذینفعان سازمان را نیز بالانس می‌کند.
بنابراین مالک محصول باید تمامی خواسته‌ها (خواسته ذینفعان و مشتریان) را به عنوان ورودی جمع‌آوری کرده و کارها را الویت‌بندی کند. این کار احتمالا مهم‌ترین وظیفه مالک محصول است به این دلیل که عدم بیان اولویت‌ها و مسیر روشن نه تنها کارآمدی تیم را کاهش می‌دهد بلکه می‌تواند باعث ایجاد عدم اعتماد بین کسب‌وکار و تیم توسعه شود.
تیم‌های چابک بدین منظور طراحی شده‌اند که بازرسی مداوم و سازگاری داشته باشند و این یعنی تغییر در اولویت می‌تواند به یک تغییر عظیم در ساختار تیم، محصولات و همچنین نتیجه نهایی کار منجر شود. بنابراین برای اینکه تیم اسکرام موفق شود باید فقط یک شخص اولویت‌ها را مشخص کند. و این شخص در اسکرام همان مالک محصول است.
راهنمای اسکرام وظایف و مسئولیت‌های مالک محصول را بدین شکل تعریف می‌کند:
- مدیریت بک‌لاگ اسکرام: البته این بدان معنی نیست که فقط مالک محصول آیتم‌های جدیدی به بک‌لاگ محصول اضافه می‌کند. اما در نهایت مالک محصول مسئول بک‌لاگی است که تیم از روی آن کار خویش را انجام می‌دهد. یعنی مالک محصول باید در مورد هر چیزی که در بک‌لاگ وجود دارد بداند و افراد دیگری که آیتم‌های جدیدی را به بک‌لاگ اضافه می‌کنند باید مطمئن شوند که این کار با هماهنگی و اطلاع مالک محصول انجام می‌شود.
- مدیریت زمان و نحوه عرضه: در پایان هر اسپرینت لزوما چیزی به عنوان نتیجه کار عرضه نمی‌شود. بلکه پایان هر اسپرینت بیشتر دوره‌ای برای برنامه‌ریزی است. ممکن است در هرلحظه‌ای تیم توسعه کار مورد نظر را به پایان برسانند. به صورت ایدئال بهتر است که این تیم در هر مرحله از کار و در پایان اسپرینت یک خروجی داشته باشند تا مدیر محصول بتواند نسخه‌ای از آن را به مشتری و ذینفعان نشان دهد و بازخورد دریافت کند. با این حال این امر همیشه ممکن نیست و ممکن است این عرضه محصول به اشکال دیگری اتفاق بیافتد. بسیار مهم است که مالک محصول بداند که چیزهای مختلف چه زمانی می‌توانند و باید عرضه شوند.
- مدیریت ذینفعان: هر محصولی حتما دارای ذی‌نفعانی است که می‌تواند شامل کاربران، مشتریان، حکومت، رهبری سازمانی و…باشد. مالک محصول باید با تمامی این افراد سروکار داشته باشد تا به صورت موثری مطمئن شود که تیم توسعه ارزش مورد نظر را ایجاد می‌کند. و این ممکن است نیاز به مدیریت و ارتباط وسیع و گسترده‌ای با ذینفعان داشت باشد.
-
اسکرام مستر (The Scrum Master): نگاه داشتن همه موارد کنار هم
از دید عملگرایانه می‌توان گفت که اسکرام مستر به مالک محصول کمک می‌کند که ارزش‌های مد نظر را به خوبی تعریف کند، به تیم توسعه کمک می‌کند که ارزش مورد نظر را ایجاد کند و در کل باعث شود که کارآیی تیم اسکرام بهتر شود.
اسکرام مستر نوعی از رهبری است که در عمل به افراد تیم خدمت می‌کند و باعث رشد دیگران می‌شود و می‌گوید که به صورت روزانه افراد چه کاری باید انجام دهند و نه فقط اینکه به افراد انگیزه بدهد یا آنها را تشویق کند.
اسکرام مستر به کمک مالک محصول می‌آید و به او کمک می‌کند تا بهتر ارزش مورد نظر را درک و با آن ارتباط برقرار کند. همچنین به او کمک می‌کند تا بک‌لاگ را مدیریت کرده و به همراه تیم کار را برنامه‌ریزی کرده و کار را به بخش‌هایی تقسیم کند که موثرترین یادگیری نیز در تیم ایجاد شود.
این نقش همچنین به تیم توسعه کمک می‌کند تا خود سازمان‌دهنده باشند، بر روی خروجی کار تمرکز کنند، به یک ارزش ایجاد شده برسند و موانع را مدیریت کنند. به علاوه اسکرام مستر به کل سازمان نیز کمک می‌کند تا درک کنند که اسکرام چیست و محیطی مناسب برای انجام اسکرام ایجاد می‌کند.
این نکته هم شایان ذکر است که وظیفه اسکرام مستر نیست که جلسات اسکرام روزانه را راه‌اندازی کند. بلکه وی فقط باید مطمئن شود که این جلسات به شکلی مناسب و موفقیت‌آمیز شکل می‌گیرند.
اسکرام مستر بر روی این موارد تمرکز می‌کند:
- برای بررسی و سازگاری موثرتر مهم است که هر نقشی بداند که چه کاری در حال انجام است. اما این موضوع دشوارتر و پیچیده‌تر از چیزی است که به نظر می‌رسد. وظیفه اسکرام مستر این است که مطمئن شود که تیم اسکرام به روشی روشن و بدون ابهام کار می‌کند. بدین منظور اسکرام مستر از نقشه‌هایی شامل درخواست‌های مشتریان استفاده می‌کند و همچنین تیم را به سمتی سوق می‌دهد که از کار خود درس گرفته و ایده‌های جدیدی را با همکاری یکدیگر برای آینده ایجاد کنند تا درک بهتری از کار به دست آید.
- تجربه‌گرایی: یک اصل اساسی در اسکرام و رویکردهای چابک این است که بهترین راه برای برنامه‌ریزی شروع کار و یادگرفتن از آن و بهبود کار است. اجرای این رویکرد تجربی کار ساده‌ای نیست و نیازمند این است که اسکرام مستر تیم را هدایت کند تا کارها به چند بخش ساده‌تر تقسیم شوند و همچنین به آنها خروجی‌های مورد نظر را به صورتی شفاف توضیح دهد و این خروجی‌ها را بررسی کند.
- خود سازماندهی: خودسازمانده شدن تیم با گذر زمان به دست می‌آید و نیاز به کمک و پشتیبانی دارد. اسکرام مستر اعضای تیم را تشویق می‌کند تا از دایره راحتی خود قدم بیرون بگذارند و چیزهای مختلفی را تجربه کنند. و همچنین از روش‌های مرسوم برای تقسیم وظایف و مسئولیت‌ها و پشتیبانی از یکدیگر در این وظایف جهت خود سازمانده شدن تیم استفاده کنند.
- ارزش‌ها: اسکرام ۵ ارزش را مشخص می‌کند: شجاعت، تمرکز، تعهد، احترام و گشودگی. و این موضوع فقط به این دلیل نیست که این ارزش‌ها خوب هستند بلکه این ارزش‌ها باعث ایجاد محیطی دارای اعتماد و ایمنی روانشناختی می‌شود. چنین محیطی برای چابکی در شکوفایی تیم ضروری است. پیروی از این ارزش‌ها وظیفه تمامی اعضای اسکرام است اما این وظیفه اسکرام مستر است که نقشی فعال در تشویق افراد و یادآوری اهمیت این ارزش‌ها به افراد را بر عهده دارد.
به علاوه اسکرام مستر به مالک محصول کمک می‌کند تا برای اسپرینت‌ها برنامه‌ریزی کند و این اسپرینت‌ها را بررسی کند تا مطمئن شود که کارها به روشی شفاف توضیح داده شده است و در مسیر درستی قرار دارند.
اسکرام مستر در جلسات اسکرام روزانه به تیم توسعه کمک می‌کند تا مطمئن شوند که کارها درست پیش می‌رود و موانع کنار می‌روند.
همچنین اگر مانعی در کار ایجاد شد که خارج از توانایی اعضای تیم بود، این وظیفه اسکرام مستر است که آن را حل کند.
اسکرام مستر باید مطمئن شود که هر فرصتی برای رشد به صورت روشنی برای تیم اسکرام ایجاد شده است. همچنین باید اطمینان حاصل کند که خروجی‌های کار به صورت شفافی رو نمایی می‌شوند و می‌توان با توجه به آنها باقی مراحل کار را انجام داد.
شروع کار با نقش های چابک اسکرام
۳نقش موجود در تیم اسکرام را می‌توان به راحتی توضیح داد و مسئولیت‌ها و وظایف آنها را مشخص کرد. اما گاهی هماهنگی این نقش‌ها با عناوین رسمی شغلی شما باعث سر درگمی خواهد شد. در این مواقع:
- اگر شما در ایجاد ارزش برای مشتری مهارت‌های بسیار زیادی دارید و این کار شما را هیجان‌زده می‌کند، بنابراین بهتر است که عضوی از تیم توسعه باشید. در واقع تیم توسعه مهم‌ترین المان هر سازمان چابکی است به این دلیل که در واقع آنها برای مشتریان و ذینفعان ارزش ایجاد می‌کنند.
- اگر شما درباره کار با مشتریان، مدیریت ذینفعان و دامنه کسب‌وکار شور و شوق دارید بنابراین نقش مالک محصول می‌تواند برای شما مناسب‌ترین نقش باشد.
در بیشتر سازمان‌ها این شخص باید احترام و معتمد کسب‌وکار باشد تا بتواند تصمیمات لازم را اتخاذ کند. البته این نقش همچنین به میزانی از سیاست‌ورزی نیاز دارد تا هنگام مذاکره با طرفین بتواند همه را خوشحال نگاه دارد. - اگر قصد دارید که به تیم کمک کنید تا به صورت موثری با یکدیگر کار کنند و همچنین می‌خواهید که دنیا را از طریق اسکرام و چابکی تغییر دهید، بنابراین نقش اسکرام مستر مناسب شماست. یعنی نقشی مردم محور که تاثیر مهمی در هدایت، آموزش و تسهیل آنها دارد.